Od 1 stycznia 2007 r. zmieniła się definicja kosztów uzyskania przychodów. Teraz kosztem mogą być wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Nowością jest zachowanie i zabezpieczenie źródeł przychodów. Co te pojęcia oznaczają?

- Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie (tzn. wysokości) oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast koszty poniesione na zabezpieczenie źródła przychodów to koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, które umożliwią dalsze funkcjonowanie tego źródła przychodów.

Jakie zatem konkretne wydatki przedsiębiorca będzie mógł uwzględnić w kosztach?

- Za koszty związane z zabezpieczeniem i zachowaniem źródła przychodów należy uznać przede wszystkim koszty prawidłowego funkcjonowania podatnika, prawidłowego prowadzenia działalności gospodarczej, do której zaliczymy koszty nie zawsze mogące zostać jednoznacznie uznane za koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, a przynajmniej, gdy taki ich cel jest trudny do uchwycenia.

Trzeba podkreślić, że wśród wydatków firmowych należy wyróżnić te ściśle związane z prowadzoną działalnością, jak i te związane z nią pośrednio. Wydatki bezpośrednio związane z danymi przychodami to np. wydatki na nabycie towarów przy działalności polegającej na sprzedaży tych towarów, tj. gdy można przypisać konkretnym kosztom konkretne przychody w danym okresie. Natomiast wydatki, które nie mają bezpośredniego odzwierciedlenia w osiąganych przychodach, a więc takie, którym nie można przypisać konkretnego przychodu, jakkolwiek ich ponoszenie warunkuje ich uzyskanie, to np. koszty ogólnoadministracyjne.

Wiadomo, że poniesione wydatki podatnik powinien dokumentować. Czy musi to być jakaś specjalna dokumentacja?

- Nie. Podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg, ewidencji, rejestrów, a także sporządzania i gromadzenia określonych przepisami dokumentów. Jeżeli wydatki poniesione zostały przez podatnika w celu uzyskania przychodów i zostały prawidłowo udokumentowane i zaewidencjonowane w prowadzonych księgach i ewidencjach, podlegają one uwzględnieniu jako koszty podatkowe bez potrzeby ich udowodnienia w inny sposób.